Напоминания гугл

Как создавать напоминания по электронной почте на основе дат из листов Google

Напоминания гугл

Google Sheets – это удобный способ организации встреч, создания задач, сортировки счетов и других данных. Он понятен, многофункциональн и доступен для других пользователей.

Единственным недостатком этого инструмента является то, что у вас нет встроенной функции для отправки напоминаний по электронной почте о листе себе или другим пользователям. Это значительно облегчит отслеживание всех ваших задач и данных.

К счастью, два метода позволяют вам отправлять по электронной почте напоминания на основе даты. Прочитайте эту статью, чтобы узнать больше о них.

Отправка напоминаний о событиях – объединение листов и календаря

Если вы хотите отправлять напоминания по электронной почте себе, самый простой способ сделать это – смешать два разных инструмента Google – Google Sheets и Google Calendar. Это не потребует от вас использования какого-либо сценария. Вместо этого вам просто нужно экспортировать данные из одного приложения в другое.

Метод состоит из трех этапов: создание и экспорт данных из листов, их импорт в календарь и включение напоминаний по электронной почте.

Шаг 1. Создание и экспорт данных из листов

Если вы хотите экспортировать данные из листов, вам нужно создать лист событий и сохранить его в виде файла CSV. Чтобы сделать файл узнаваемым в Календаре Google, вы должны использовать определенный формат. Просто выполните следующие действия:

  1. Откройте ваш документ в ведомостях.
  2. Значения вашей первой строки должны соответствовать этой схеме: A1: Тема, B1: Дата начала, C1: Дата окончания.
  3. Под заголовком «Тема» вы должны ввести название своего напоминания. Дата начала и окончания должна быть в формате ММ / ДД / ГГГГ.
  4. Добавьте столько событий, сколько хотите, а также даты их начала и окончания.
  5. Откройте меню «Файл».
  6. Наведите указатель мыши на «Загрузить». Появится новое меню.
  7. Выберите «Значения, разделенные запятыми».
  8. Выберите местоположение для CSV-документа и сохраните его.

Примечание. Единственными обязательными заголовками являются «Тема» и «Дата начала» для успешного импорта списка. Если вы хотите добавить другие заголовки, вы можете увидеть список доступных опций (узнаваемых по календарю) и их порядок на официальном Поддержка Google стр.

Шаг 2. Импортируйте документ в календарь

Как только лист событий CSV будет готов для импорта, пришло время переключиться на Календарь Google.

  1. Откройте Календарь Google.
  2. Нажмите меню «Настройки» (значок шестеренки).
  3. Выберите «Настройки».
  4. Выберите «Импорт и экспорт» в меню слева.
  5. Выберите «Выбрать файл на вашем компьютере» в разделе «Импорт».
  6. Перейдите к сохраненному файлу CSV и импортируйте его.

Если вы видите на экране сообщение о том, что события были добавлены в календарь – все прошло гладко. Теперь остается только настроить уведомления по электронной почте для рассматриваемых событий.

Шаг 3: Настройка уведомлений и общего доступа

После настройки уведомлений вы будете получать напоминания обо всех событиях, которые вы экспортировали из таблиц Google непосредственно в свою электронную почту. Чтобы убедиться, что все настроено правильно, следуйте этим инструкциям:

  1. Наведите указатель мыши на свое имя в разделе «Мои календари» слева от экрана «Календарь».
  2. Нажмите значок «еще» (три вертикальные точки), который появляется рядом с вашим именем.
  3. Нажмите «Настройки и обмен».
  4. Проверьте, есть ли ваша учетная запись в разделе « с определенными людьми». Если нет, выберите «Добавить людей» и добавьте свою электронную почту.
  5. Нажмите раскрывающееся меню «Уведомление» в разделе «Уведомление о событии».
  6. Вместо этого выберите «Электронная почта».
  7. Установите время и дату между напоминанием и событием.

Теперь ваш календарь будет отправлять напоминания обо всех событиях, которые вы перечислили в своих листах Google. Помните, что вы можете добавить что-нибудь в столбец «Тема». Вы можете перечислить конкретные задачи, дни рождения или другие мероприятия, а не только события.

Кроме того, используйте опцию « с конкретными людьми», упомянутую выше, чтобы включить другие электронные письма в список. Эти пользователи будут получать те же напоминания по электронной почте для этих конкретных договоренностей.

Используйте надстройку Добавить напоминания

Другой способ отправлять напоминания по электронной почте через Google Sheets – использовать определенное дополнение. Этот метод несколько проще и требует от вас установки расширения, которое будет делать все остальное автоматически.

Для настройки дополнения выполните следующие действия:

  1. Перейдите на вкладку «Надстройки» в верхней части экрана.
  2. Выберите «Получить дополнения».
  3. Введите «Добавить напоминания» в строке поиска.
  4. Нажмите значок «Добавить напоминания» и выберите «Установить». Разрешите разрешения, если будет предложено, и дождитесь установки приложения.
  5. Снова перейдите на вкладку «Надстройки» и наведите курсор на меню «Добавить напоминания».
  6. Выберите «Настройка / редактирование напоминаний».

Расширение будет содержать столбцы для Task, Assignee, CC (необязательно) и Deadline. В разделе «Задача» вы можете ввести краткую инструкцию, адрес электронной почты будет находиться под заголовком «Назначенный», а дата – ниже «Крайний срок».

Если вы хотите отправить дополнительные напоминания на последний день, настройте их вручную в меню справа.

Кроме того, если вам нужно добавить больше содержимого в напоминание, вы можете выбрать опцию «Персонализировать отправленные письма» и ввести этот дополнительный бит информации.


Расширение будет автоматически отправлять электронные письма, когда придет время, и вы сможете изменять описания задач, получателей и даты на ходу.

Будьте осторожны с дополнительными напоминаниями

Использование надстройки «Добавить напоминание» является более удобным и простым способом, чем метод «экспорт / импорт», но в то же время требует большего внимания.

Поскольку напоминания отправляются автоматически, есть вероятность, что вы отправите неправильное задание не тому получателю, прежде чем сможете исправить его. Этого можно избежать и обычно безвредно, но вы все равно должны обращать внимание на то, кто что получает.

Какой метод вы считаете лучшим? Почему? Поделитесь своими взглядами в разделе комментариев ниже.

Источник: https://autotak.ru/kak-sozdavaty-napominaniya-po-lektronnoy-potchte-na-osnove-dat-iz-listov-google/

26 трюков «Гугл Календаря»

Напоминания гугл

Источник: https://zen.yandex.ru/media/zeluslugi/26-triukov-gugl-kalendaria-5d5fbbd1a660d700ad2c2a94

26 невероятно полезных функций Google Calendar, о которых вы могли не подозревать

Напоминания гугл

Начиная с дедлайнами на работе и заканчивая семейными событиями и случайными напоминаниями, Calendar – это то, что позволяет мне ни о чём не забывать, делать всё вовремя и не утонуть в примерно 1.7 миллионе вещей, которые крутятся в моей голове ежечасно.

Чем больше я им пользовался, тем больше я понимал, насколько это гибкий инструмент, и то, насколько много едва заметных возможностей он предлагает пользователям в плане настройки своего интерфейса, более эффективного использования каких-то функций и максимизации своих услуг для того, как я использую его в своих личных целях.

Если вы полагаетесь на Google Calendar, как я сам, иди хотя бы просто используете его на регулярной основе, чтобы отслеживать какие-то события, вы сможете извлечь из него куда больше, когда откроете для себя все расширенные возможности и функции для экономии времени. Но, если вы слишком заняты для того, чтобы разобраться с этим прямо сейчас, то не стоит беспокоиться: я знаю один хороший инструмент для установки напоминаний и убеждения в том, что вы не забудете ничего из списка своих дел.

(За исключением отдельных упоминаний, все нижеперечисленные инструкции касаются конкретно веб-версии Calendar).

Улучшения интерфейса

1. Вы бы хотели, чтобы ваш календарь мог демонстрировать немного больше информации, но при этом занимать не очень много места? В Google Calendar есть скрытая опция для увеличения плотности интерфейса. Нажмите на иконку шестерёнки в правом верхнем углу вебсайта, затем выберите пункт «Плотность и цвет» и измените параметр «Информационная плотность» на значение «Компактность».

2. Если большинство ваших мероприятий проходят в рамках одной недели, вы также можете навести порядок в интерфейсе своего календаря, если настроите отключение демонстрации выходных. Вы сможете найти ответственный за это переключатель, нажав на выпадающее меню вида – оно находится справа от иконки шестерёнки на вебсайте Calendar – и посмотрев в низ всплывшего меню.

3. Даже если вы хотите видеть выходные в своём календаре, вы можете предпочесть видеть началом своей недели понедельники, а концом – выходные, ведь именно так большинство из нас относится к традиционной рабочей неделе. Вы можете изменить это поведение всего парой быстрых кликов, открыв секцию «Настройки внешнего вида» в настройках сайта Calendar.

4.

Google Calendar позволяет вам создавать свой собственный вид в дополнение к стандартному просмотру по дням, неделям, месяцам и годам, если вы, допустим, захотите просмотреть свой календарь в перспективе на два дня или две-четыре недели. Откройте настройки сайта, нажмите на «Настройки внешнего вида» в левом сайдбаре, а затем настройте раздел «Установить произвольный вид» таким образом, как вам больше понравится.

5. Наличие нескольких календарей в вашем профиле может часто оказаться полезным, например, если вы хотите разделить праздники, общие семейные мероприятия и любые события, связанные с работой.

Однако некоторые календари не настолько важны, чтобы видеть их всегда – поэтому позвольте Calendar скрывать низкоприоритетные календари по умолчанию, а затем открывайте их лишь тогда, когда в них появляется потребность. В левом сайдбаре на вебсайте Calendar снимите галочку с каждого календаря, который вы не хотите показывать.

Это уберёт их из видимости и очистит ваш действующий вид, а затем вы запросто сможете снова открыть если, если у вас появится такое желание.

6. И наоборот, Calendar способен демонстрировать вам один календарь за раз для упрощённой и удобной настройки. Нажмите на иконку меню из трёх точек рядом с названием любого календаря во всём той же области левого сайдбара, затем выберете пункт «Показывать только это».

7. Избавьтесь от беспорядка и дайте своему календарю больше пространства, скрыв сайдбары Google Calendar, если вы их не используете. В левой части экрана кликните на иконку меню из трёх точек в верхней части, чтобы скрыть сайдбар (а затем кликните на ту же самую иконку, чтобы раскрыть его при необходимости).

В правой части экрана – сайдбар, который позволяет вам просматривать заметки из Google Keep и других связанных сервисов – кликните на небольшую стрелку, направленную влево, внизу, чтобы скрыть эту область (а затем кликните на стрелку, направленную вправо, чтобы эта область вновь появилась при необходимости).

8. Управляйте событиями в нескольких часовых поясах, активировав опцию дополнительных часовых поясов в Calendar, которая даёт вам возможность создавать события, которые начинаются или заканчиваются в других часовых поясах, что позволит избежать неприятностей или необходимости в самостоятельном временном переводе.

Ищите заголовок «Часовой пояс» в настройках вебсайта, затем нажмите на галочку рядом с пунктом «Показывать дополнительный часовой пояс» и выберите, какой часовой пояс вы хотите сделать дополнительным.

Кроме того, каждому часовому поясу вы можете дать заголовок (например, «Бостон» или «Калифорния»), чтобы сделать всё ещё проще.

9. Calendar также может демонстрировать вам мировое время, чтобы предоставлять вам моментальную информацию о текущем времени в любом числе мест. Ищите опцию «Мировое время» в настройках вебсайта; после активации вы сможете добавить любое желание число часовых поясов, а затем все они будут отображаться в левом сайдбаре.

Мировое время в Календаре Google позволяет вам видеть текущее время в разных частях мира вместе с вашей повесткой дня.

Инструменты для экономии времени

10.

Переключайтесь между режимами своего календаря за доли секунды, воспользовавшись одной из крайне полезных горячих клавиш Google Calendar: нажмите «1» или «d» для просмотра календаря по дням, «2» или «w» для просмотра календаря по неделям, «3» или «m» для просмотра календаря по месяцам, «4» или «x» для произвольного вида, «5» или «a» для просмотра расписания и «6» или «y» для просмотра по годам.

11. Одна из лучших горячих клавиш, которые есть в Calendar: нажмите «g», чтобы перейти прямо к конкретной дате, в любом году. Calendar покажет вам окно, в котором вы сможете просто вписать любую дату, используя стандартный формат (4/13/06) или текстовый формат (Апрель 13, 2006).

12. Ещё одно сочетание клавиш, о котором стоит помнить: в любом месте на вебсайте Calendar нажмите клавишу Esc, чтобы вернуться к главному экрану календаря. И во время просмотра любого вида календаря нажмите «t», чтобы вернуться к сегодняшней дате.

13. Когда вы просматриваете Calendar по дням, неделям или месяцам, вы можете просто нажать левой кнопкой мыши на любом событии, чтобы просмотреть всплывающее окно с его деталями, или нажать по нему правой кнопкой мыши, чтобы получить список дополнительных опций события, включая возможность смены цвета события или его полного удаления одним кликом.

14.

Поисковая функция Google Calendar – это прекрасный способ быстро найти событие, но даже здесь есть куда больше возможностей, чем вы бы могли подумать: после нажатия на иконку поиска в верхней части сайта Calendar, кликните на стрелку, направленную вниз, в поисковой форме. После этого откроется панель расширенного поиска, которая позволяет сузить поиск по конкретным календарям, датам, локациям или участникам – и даже искать события с исключением определённых ключевых слов.

Функция расширенного поиска в календаре имеет всевозможные опции для сужения поиска и поиска нужных элементов.

15. В Calendar есть малоизвестная функция, которая позволяет вам отменить последние действия – например, если вы случайно переместили событие или удалили его.

Как только вы сталкиваетесь с такой ситуацией, нажмите сочетание клавиш Ctrl-Z или даже просто «z».

У вас есть всего 10 секунд на то, чтобы воспользоваться этой возможностью, но, если вы сможете быстро заметить свою ошибку, это прекрасный способ вернуться всё в порядок.

16. На случай, если вы полностью удалите событие, а затем захотите вернуться к нему позже, не забывайте о скрытой секции в Google Calendar «Корзина». Эта секция даёт вам возможность восстановить любое удалённое событие за месяц после удаления. Вы сможете найти корзину, кликнув по иконке с шестерёнкой в правом верхнем углу сайта, а затем выбрать вариант «Корзина» в появившемся меню.

17. Вам нужно создать событие, которое почти полностью повторяет уже существующее в вашем календаре? Google Calendar обладает скрытой возможностью дублировать событие и использовать его в качестве шаблона для нового.

Просто откройте событие, которое вы хотите использовать в качестве образца, затем нажмите на кнопку «Другие действия» в правом верхнем углу экрана.

Здесь вы найдёте удобную функцию для дублирования события и начала нового с уже заполненными данными для редактирования.

Расширенные возможности событий

18. А вы знали, что вы можете прикрепить файл прямо к событию внутри Calendar – например PDF-документ, изображение или документ, которым вы хотите поделиться с другими? Во время создания нового события посмотрите на иконку со скрепкой в панели инструментов над полем с описанием. Нажав на неё, вы сможете прикрепить любой файл со своего устройства или из вашего хранилища Google Drive.

19. Когда вам необходимо отправить сообщение всем, кто приглашён на конкретное событие, вы можете сэкономить время на открытие почтового, если отправите электронные письма всем приглашённым прямо из Calendar.

Во врем просмотра любого события, в котором участвует больше одного человека, вы увидите небольшую иконку конверта под блоком «Гости» в правой части экрана.

Нажмите на эту иконку, и вы сможете составить и отправить письмо прямо в открывшемся окне, воспользовавшись Gmail-адресом, связанным с вашим аккаунтом.

Сэкономьте время, отправив по электронной почте приглашенным на мероприятие непосредственно с веб-сайта “Календарь”

20. Если вы создаёте групповое мероприятие, но затем сами не можете принять в нём участие, Calendar предлагает вам способом передать руководство событием другому человеку, чтобы оно могло пройти в ваше отсутствие.

Откройте событие на вебсайте Calendar, нажмите на кнопку «Другие действия» в правом верхнем углу экрана, а затем выберите «Изменить владельца» во всплывшем меню.

Затем вы сможете вписать им или адрес любого человека, которому вы ходите передать руководство.

21. По умолчанию все новые события в Google Calendar длятся час и включают в себя предупреждение за 30 минут до запланированного начала – но вы можете изменить оба этих параметра и назначить любую длительность по умолчанию и любой график напоминаний, какой только пожелаете.

Чтобы изменить длительность по умолчанию, посмотрите секцию «Настройки события» в настройках на сайте Calendar, затем найдите параметр с меткой «Длительность по умолчанию».

Время напоминаний по умолчанию может быть изменено только в мобильно приложении Calendar: на Android или iOS найдите секцию, связанную с настройками вашего аккаунта, в настройках приложения, затем нажмите на «События» и измените «Стандартные напоминания» так, как захотите.

22. В вашем расписании есть что-то, что должно повторяться с определёнными интервалами? Calendar обладает поддержкой повторяющихся событий и напоминаний с несколькими впечатляющими параметрами для редактирования.

Во время создания нового события или напоминания нажмите на кнопку «Не повторять» (она находится над датой и временем, справа от опции «Весь день»).

Вам покажется список уже имеющихся шаблонов – ежедневное повторение, еженедельное, ежемесячное и так далее – а также вариант «Произвольно», который позволяем вам довольно тонко настроить то, как, когда и как долго вы хотите повторять то или иное событие.

Расширенные напоминания

23. В дополнение к стандартным уведомлениям на компьютере и на телефоне, вы можете попросить Calendar отправлять вам уведомления на электронную почту по любым мероприятиям. Эта функция может оказаться особенно полезной, если вы проводите много времени в электронной почте и хотите иметь напоминание, которые будет находиться у вас на глазах, пока вы не удалите его.

Чтобы создать напоминание на электронную почту для какого-то события, откройте это событие, а затем нажмите на кнопку «Добавить напоминание». Затем в появившемся окне нажмите на «Уведомление» и измените его на «Email» – а затем просто укажите Calendar, за какое время до мероприятия вы хотите получить уведомление.

Не забудьте нажать на голую кнопку «Сохранить» в верхней части экрана, когда вы закончите.

24. Если вы хотите получать уведомления на электронную почту обо всех событиях по умолчанию, откройте настройки Calendar и выберите календарь из списка в левой части экрана. Пролистайте страницу до секции «Уведомления о событиях», а затем кликните на кнопку «Добавить уведомление». Нажмите на «Уведомление», измените его на «Email» и установите любое желаемое время.

25. Здесь же вы можете изменить то, в какое время по умолчанию Calendar будет присылать вам уведомления: просто измените число минут рядом с существующими уведомлениями под заголовками «Уведомления о событиях» и «Уведомления о событиях весь день». Вы также можете добавить дополнительные уведомления или удалить любые из уже существующих, нажав на «x» рядом с ними.

26. Хотите получать ежедневную сводку о вашем расписании в Calendar по электронной почте каждое утро? Ищите этот параметр под заголовком «Общие уведомления» в этой же секции настроек.

Найдите строку с заголовком «Ежедневная сводка», затем снимите галочку с пункта «Никогда» и отметьте галочку рядом с пунктом Email.

Теперь ваша ежедневная сводка будет приходить каждый день в 5 утра, за что стоит поблагодарить виртуального календарного джинна, готового исполнять все ваши желания.

fastcompany.com, перевод: Артемий Кайдаш

Источник: https://hr-portal.ru/story/26-neveroyatno-poleznyh-funkciy-google-calendar-o-kotoryh-vy-mogli-ne-podozrevat

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.